برنامه‌ريزي جوهره مديريت است و اولين گام در استقرار يك برنامه مديريت مبتني بر عملكرد را تعيين ماموريت سازماني و اهداف استراتژي عملكرد تشكيل مي‌دهد. اين گام تحت عنوان گام برنامه‌ريزي يا طرح‌ريزي استراتژيك ناميده مي‌شود.

برنامه‌ريزي استراتژيك با محوريت مشتري

برنامه‌ريزي استراتژيك فرآيند مستمر و نظام‌مندي است كه:

-         به اعضاء سازمان كمك مي‌كند تا در تعيين اهدافي كه به آينده مربوط مي‌شود، هر چه بهتر تصميم‌گيري كند.

-         چگونگي رسيدن به اين اهداف را مشخص كند.

-         ميزان حصول به اين نتايج را مشخص كند.

·         مديران ارشد بايد در تمام جنبه‌هاي برنامه‌ريزي درگير شوند.

·         مديران اجرايي شخصاً بايد در بيان ديدگاههاي برنامه‌ها، به سطوح پايين‌تر و مشتريان سهيم شوند.

·         مديران رده بالا نيز بايد ماموريت، جهت‌گيريهاي استراتژيك و ديدگاههاي موجود را به سطوح پايين‌تر منتقل كنند.

·         احساس فوريت كار را بايد در سازمان القا كرد.

·     رهبري موفق نه تنها به توان و اختصاص زمان و انرژي كليه مديران نيازمند است بلكه لازم است كه براي موفقيت آنان نيز چارچوبهاي مشخصي تعيين شود.

·         حفظ ارتباط با مشتريان خارجي يك ضرورت اجتناب‌ناپذير است.

·         اطلاع‌رساني داخل سازمان از عوامل مهم موفقيت است.

در فرآيند برنامه‌ريزي نكات كليدي كه لازم است مورد توجه قرار گيرند عبارتند از:

1-2-1 صاحب فرآيند و ميزان تعهد او براي اجراي فرآيند

1-2-2 مجري فرآيند برنامه‌ريزي

1-2-3 نقش مشتريان و پاسخ خواهان و فرآيند برنامه‌ريزي

1-2-4 چشم‌انداز آتي كار و برنامه‌ريزي استراتژيك

1-2-5 اطلاعات مورد نياز براي برنامه‌ريزي استراتژيك و مسئول جمع‌آوري و اداره اطلاعات

1-2-6 هدف از انجام برنامه استراتژيك

1-2-7 مفهوم موفقيت در برنامه و چگونگي آگاهي از حصول آن

1-2-8 مسئول آرايش نيروها و عملكرد آنان

1-2-9 منابع در دسترس براي اجراي برنامه اعم از منابع مالي و انساني

1-3-1 جمع­آوري اطلاعات زمان‌بندي شده و كامل

اين بخش اساس برنامه‌ريزي استراتژيك را تشكيل مي‌دهد و براي اجراي آن بايد موارد ذيل در نظر گرفته شود:

-         دريافت مستمر و مداوم اطلاعات از محيط براي انجام واكنشهايي متناسب با تغييرات محيط

-         دريافت اطلاعات لازم درخصوص نياز و توقعات مشتريان، تكنولوژيهاي جديد و نوسانات بازار

-          دريافت هر نوع اطلاعات ديگري كه ممكن است به نحوي در استراتژيها تاثيرگذار باشد.

1-3-2 ديده‌باني محيط

اقداماتي كه براي رسيدن به بالاترين سطح اهداف سازمان صورت مي‌گيرد با عنوان كلي ديده باني محيط ناميده شده و شامل موارد زير است:

-         شناسايي كليه منابع اطلاعاتي (در داخل و خارج سازمان)

-         جمع‌آوري داده‌ها

-         آناليز داده‌ها

-         توليد اطلاعات مفيدي كه ديدگاه مديريت را در زمينه مشتريان، محيط، سازمان و آينده آن وسعت خواهد بخشيد.

1-3-2-1  ديده‌باني محيط خارج شامل زيرنظر گرفتن و دريافت مستمر اطلاعات از افقهايي است كه سازمان به سمت آن در حركت است.

1-3-2-2  ديده‌باني محيط داخل ارزيابي مستمر داده‌هاي درون سازماني است به نحوي كه بتوان در هر لحظه به نقاط ضعف و قوت آن پي برد.

اجزاي مهم جهت‌گيريهاي استراتژيك كه با توجه به ارزيابي­هاي محيطي و شناخت نياز مشتريان سمت و سوي حركت سازمان را تعيين مي­كند عبارتند از:

1-4-1  بيانيه ماموريت كه به دليل نقش محوري خود و نيز ماهيت ابهام برانگيز آن بايد بيشتر مورد توجه قرار گيرد.

1-4-2 چشم‌اندازي كه سازمان در مورد آينده خود و جايگاه خود نسبت به ديگران ترسيم مي‌كند.

1-4-3 بيانيه ارزشها و اصول اخلاقي كه افراد سازمان ملزم به رعايت آن مي‌باشند كه ممكن است ناشي از منطق، قانون و يا حتي سنتهاي جاري باشند.

1-4-4 فرضياتي در مورد شرايط محيط پيرامون سازمان .

1-4-5 استراتژيهاي انجام كار كه بصورت برنامه­هاي عملياتي ارائه مي­شوند.

اجرايي كردن برنامه‌هاي استراتژيك به معناي برگردان جهت­گيريهاي استراتژيك سازمان به فعاليتها بوده و شامل سه مرحله است:

1-5-1 طرح‌ريزي كارها شامل سطوح «واحدهاي كاري پائين‌تر» مي‌شود كه شامل مراحل ذيل است:

-         تعريف استراتژيها توسط واحدها

-         تهيه طرحها و پروژه‌ها (تحت عنوان زير استراتژيها) و توجيه انجام اين طرحها

-         ذكر جداول زمان‌بندي شده و منابع مورد نياز براي طرحها

1-5-2 طرح‌ريزي بودجه نيز مثل مرحله قبل براي كليه واحدهاي كاري بايد انجام پذيرد.

1-5-3 توانمندسازي سازمان كه با انجام اقدامات زير صورت مي­گيرد:

-         توانمند كردن افراد با سلاح دانش علمي، مهارت كاري و ابزار مورد نياز.

-         توانمند كردن فرآيندها و كوشش براي استخراج مشكلات و حل آنها با يك رويكرد تيمي.

 ارزيابي و گزارش‌دهي عملكرد به عنوان گام دوم مراحل استقرار مديريت مبتني بر عملكرد به طور كامل توضيح داده خواهد شد.

اين ارزيابي مي‌تواند به سادگي تهيه يك ليست از كارهاي انجام شده باشد، يا به قدري پيچيده باشد كه خود شامل يك طرح عملياتي با گامهاي زمان بندي شده و بودجه مشخص باشد. در تمام مراحل بايد در جستجوي اين سؤال بود كه فعاليتهاي انجام شده تا چه حد در پيشبرد اهداف سازماني موفق بوده‌اند.

نكاتي كه براي اجراي موفقيت‌آميز هر شكلي از برنامه‌ريزي استراتژيك مورد توجه قرار مي­گيرد:

·         مسئوليت برنامه‌ريزي استراتژيك هر قسمت بايد بر عهده كسي باشد كه پاسخگوي انجام آن كار است.

·     مديران كليدي (رده عالي) درگير بايد به برنامه‌ريزي استراتژيك به عنوان يك جزء اساسي كار و وظيفه خود نگاه كرده و براي اجراي هر چه بهتر برنامه مصمم به تخصيص حداكثر وقت، توان و منابع در اختيار خود باشند.

·         آينده با آنچه پيش‌بيني مي‌شود، متفاوت خواهد بود.

·     لازم است كه متناسب با پيشرفت طرح‌ريزي، بودجه‌بندي و ارزيابي برنامه، به طور مداوم تفكر استراتژيك را در تصميم‌گيري تزريق كرد. در غير اين صورت عملكرد مديريتي در سازمان حالت بحران زده‌اي را به خود مي‌گيرد كه كل اقدامات را تهديد مي‌كند.

·     از جمله مسائل مهم در برنامه‌ريزيهاي استراتژيك اين است كه رده كليدي مديران صف بخواهند (و قادر باشند) تا گزارشاتي بي­تاثير از اولويتها، بحرانهاي جاري و تمايلات رهبران سازمان ارائه كنند.

·         بعد از مدتي بسياري از افراد درگير در برنامه‌ها ممكن است فرآيندها را مهمتر از نتايج بدانند.

در نتيجه طراحي استراتژيك دو محصول توليد مي‌شوند كه بعداً اهداف عملكرد سازمان و يا افراد را تعيين مي‌كنند. اين دو محصول نقش مهمي در ايجاد نظام سنجش عملكرد دارند و عبارتند از:

1-7-1 طرحهاي عملكرد

كه مشخص‌كننده موارد ذيل است:

-         نتايج مورد انتظار از واحدها، بخش‌ها و افراد مختلف

-         تعهدات هر بخش (يا فرد) در مقابل منابعي (منابع مالي يا انساني) كه در اختيار مي‌گيرد.

-         كارهايي كه با بودجه تخصيص يافته انجام خواهد شد.

1-7-2 توافق‌نامه عملكرد

كه توسط مديران و افرادي كه واقعاً ملزم به انجام كار هستند طراحي مي‌شود و مشخص‌كننده موارد ذيل است:

-         فرآيندي كه در طي آن سنجش عملكرد و متعاقباً پاسخگويي صورت مي‌پذيرد.

-         توقعات هر يك از طرفين امضاءكننده قرارداد نسبت به يكديگر

-         روابط مشتريان و پاسخ خواهان در مقابل سازمان